توصیه های مهم در هنگام کار ریموت یا دورکاری از خانه در شرایط بحران کرونا

شیوع ویروس کرونا در در آخرین ماه سال۹۸، بسیاری از کسب و کارها را با چالش‌های جدی مواجه کرده است. با وجود این بیماری بسیاری از کسب و کارهای کوچک، متوسط و حتی سازمان‌های بزرگ و دولتی مجبور شدند از دورکاری برای سازمان خود استفاده کنند. بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها ترجیح داده‌ند برای حفظ سلامت منابع انسانی خود شرایط کار کارمندان را در محیط امن خانه فراهم کنند. این توفیق اجباری باعث شد تا مدیران و حتی کارمندان ایرانی که تابحال تجربه دورکاری نداشتند؛ با مزایای کار در منزل آشنا شوند و این احتمال می‌رود که بعد از تمام شدن این ماجراها، نگاه مدیران و کارمندان ایرانی به دورکاری تغییر کند و جامعه آماری دورکار‌ها، افزایش یابد.

دورکاری یا کار ریموت از منزل، اگرچه این روزها بیشتر از گذشته انجام می‌شود، ولی چگونگی حفظ کارایی، نحوه ارتباط تیم‌ها با یکدیگر و حفظ انگیزه و امید به دور از استرس و ترس از جمله مسائلی است که هم کارکنان و هم کارفرمایان با آن دست به گریبان هستند.

ما در این مطلب سعی کردیم اصول اولیه دورکاری از منزل را معرفی کنیم.

نکات مهم دورکاری:

اینترنت در زمان دورکاری

• مطمئن باشید اینترنت قابل قبول و پایداری در اختیار دارید.
• حجم مصرفی خود را هر هفته چک کنید تا از قطع نشدن آن در میان کار روزانه مطمئن باشید.

محل مناسب برای دورکاری انتخاب کنید

• مطمئن باشید در خانه و محل اقامت خود یک میز کار با صندلی مناسب برای نشستن طولانی برای خود مهیا کرده اید.
• ممکن است صندلی یا حالت نشستن شما از ارگونومی صحیح برخوردار نبوده و برای کار طولانی خسته کننده یا صدمه زننده باشد لذا حتمن چند بار در حین کار روزانه از سر جای خود بلندشده و نرمش های لازم کششی را انجام دهید.
• در طی روز حداقل دو یا چندین بار سطح وسایل کار خود را شامل ماوس، کیبورد، موبایل، خودکار و غیره را با الکل یا ماده ضدعفونی کننده آغشته نمایید.

در زمان دورکاری در دسترس باشید

• وقتی دور از محیط کار فعال هستید باید از در دسترسی بودن خود مطمئن باشید.
• حضور در زمان دورکاری همانند حضور در دفتر کار است و وجه اشتراک آن "حضور" شماست بنابراین همواره "حضور داشته باشید". همکاران شما باید بتوانند مانند یک روز کار عادی در هر لحظه که میخواهند به شما دسترسی داشته باشند.
• حضور شما همواره مانند یک روز عادی کاری در محل کار پس مانند شرایط عادی از قوانین ساعات کاری سازمان تبعیت کنید. در مورد ساعت شروع و خاتمه کار با سرپرست خود هماهنگ باشید. لازم است در ساعات توافق شده "حضور فعال داشته باشید".
• اعلام وضعیت کنید: در صورتی که مجبور به غیبت بیش از ده دقیقه هستید یا بطور مثال باید وارد یک جلسه تلفنی طولانی با مشتری شوید حتما همکارانی که باید را مطلع کنید. (مثال: "دوستان من از الان حدود بیست دقیقه آف میشم برای زمان ناهار. اگه کار مهمی بود با من تماس تلفنی داشته باشید")

آماده سازی ابزارهای ارتباطی برای دورکاری

با توجه به قوانین و دستورالعمل های سازمان اپلیکیش‌ها و ابزارهای لازم را آماده کنید. به‌طور مثال در بسیاری از شرکت‌های خصوصی از ابزارها و اپلیکیشن‌های زیر برای برقراری ارتباط برای دورکاری استفاده می‌شود:

• واتس اپ: برای ارسال پیام متنی و تماس تصویری تک به تک
• اسکایپ: ارسال پیام متنی و تماس تصویری چند نفره برای جلسات درون سازمانی و یا جلسات با مشتریان
• تلفن: تلفن عادی یا VoIP برای تماس تلفنی
• ایمیل: برای گزارش دهی یا مواردی که نیاز به حفظ تاریخچه یا پیگیری دارد

چند نکته مهم ارتباطی در زمان دورکاری

• هنگام صحبت ویدیئویی شرایط اطراف خود و نخوه پوشش و ظاهر خود بررسی کنید تا مناسب شرایط کاری و دستورالعمل‌های سازمان باشد.
• هنگامی مکاتبه ایمیلی با مشتری یا سایر همکاران، برای افراد مورد نیاز رونوشت (CC) ارسال کنید که در جریان قرار گیرند.
• در ابزارهای آنلاین مانند واتس‌آپ و گروه های کاری به دلیل تعداد بالای افراد و پیام‌ها، حتما نفرات مخاطب پیام را با @ مخاطب قرار دهید که پیام مورد توجه گیرنده قرار گیرد. اگر پیام فردی است، آن را بصورت مستقیم به خود فرد ارسال کنید.
• شاید لازم باشد در مواردی (مثلا زمانی که مشتری اصرار به دیدار حضوری با شما را دارد) به مشتری نیز توضیح دهید که شما در حال انجام کار بصورت دورکاری هستید و هر آنچه در توان داشته باشید را برای رفع نیاز وی انجام میدهید. موارد خاص با سرپرست واحد هماهنگ گردد.

مدیریت انجام کارها در هنگام دورکاری

• حتما در ابتدای صبح و قبل از شروع به کار ایمیل و ابزارهای ارتباطی خود را چک کنید.
• حتما در ابتدای صبح از عملکرد صحیح سیستم‌های ارتباطی و درون سازمان مطمئن شوید.
• مطمئن باشید که در هر ساعت حداقل یکبار ایمیل خود را مرور میکنید. (لازم است همکاران واحدهای مرتبط با مشتری یا واحدهای حساس با دوره تناوب کمتر ایمیل ها را بازبینی کنند)
• برای انجام کارهای خود حتما از دفترچه یادداشت استفاده نمایید.
• در ابتدای هر صبح لیستی از کارهایی که باید در طی آن روز انجام دهید برای خود مهیا کنید. این لیست میتواند شامل جدول زمانبندی باشد. همچنین کارهای کلی که باید در هفته انجام شود را در یک لیست انجام کار هفتگی بنویسید و در حین کار به آن اضافه کنید.
• در مورد زمان جلسات هفتگی با اعضای تیم خود هماهنگی انجام داده و سر ساعات تعیین شده طبق دستوراعمل‌ها با استفاده از ابزارهای معرفی شده وارد فضای مجازی شوید.
• اگر کارهای شما به اتمام رسید و یا چند ساعت از روز را فاقد کار معین هستید، آن را به سرپرست خود اعلام کرده و جویای کار و وظایف جدید یا کمک به همکاران خود باشید.
• به طور معمول فرایندهای کاری مانند روزهای قبل از دورکاری انجام می‌شود ولی برای اطمینان از روندها از سرپرست خود سوال کنید.
• طبق دستورالعمل‌های سازمان در انتهای هر روز یک گزارش کار روزانه به سرپرست خود ایمیل نموده و این موارد را در آن قید کنید:
  • درج روز و تاریخ در عنوان (مثال: گزارش کار روزانه شنبه 16 فروردین)
  • لیست کارهای انجام شده (موارد، تعداد و ...)
  • لیست کارهای انجام نشده (این کارها قرار بود انجام شود ولی با کمبود وقت یا مساله ای دیگر مواجه شدید)
  • لیست کارهای کلیدی روز آینده
  • اگر تایم خالی داشتید که با کار پر نشد آن را اعلام کنید و درخواست تعیین کار کنید