چگونه افراد را به مصاحبه استخدامی دعوت کنیم؟

گاهی برخی از کارفرمایان از این گلایه دارند که افراد جویای کار حاضر به شرکت در مصاحبه با آنها نشده و یا به وعده خود برای حضور در جلسه عمل نمی‌کنند. با مقایسه نتایج این دست از کارفرمایان با سایرین میتوان پی برد که آنان در جلب نظر متقاضیان استخدام به اندازه کافی موفق عمل نمی‌کنند؛ "با یک لیست ده نفره تماس گرفتیم و فقط 3 نفر به مصاحبه آمدن!". هر چند قضاوت اولیه این دسته از افراد غیر حرفه‌ای بودن بعضی از جویندگان کار است اما با کنکاش دقیق‌تر به این نکته میرسیم که رعایت نکردن یکسری موارد ساده و ابتدایی در دعوت از افراد به مصاحبه، از اصلی ترین عوامل پایین آمدن بازدهی آنان است. کارفرمایان حرفه‌ای میدانند که دعوت افراد به مصاحبه روش و آدابی دارد که با شناخت و رعایت این موارد میتوان به نتایج بهتری رسید.

برای دعوت متقاضیان برای مصاحبه نکات زیر را رعایت کنید:

مصاحبه تلفنی را جدی بگیرید. مصاحبه تلفنی جزئی کلیدی از روند استخدام است. برخی از سئوالات را میتوان بصورت تلفنی از افراد پرسید و سپس در صورت تایید اولیه اقدام به دعوت از آنان کنید. (بیشتر ...)

چه کسی تماس می‌گیرد؟ تماس تلفنی اولین نقطه برخورد سازمان شما با فرد جویای کار است و مهم است که در اولین تماس همه چیز به گونه‌ای برازنده و حرفه‌ای معرفی شود. کسی تماس بگیرد که در این خصوص آموزش کافی دیده و طرز صحبت را بلد است. (بیشتر ...)

درباره علت تماس بگویید. مقدمه بچینید و بلافاصله پس از تماس بطور شفاف اعلام کنید که از چه شرکتی و درباره چه مساله‌ای تماس گرفتید. (بیشتر ...)

در زمان مناسب صحبت کنید. برای انجام یک گفتگوی موثر، قبل از شروع گفتگو از مناسب بودن شرایط افراد اطمینان حاصل کنید. (بیشتر ...)

سازمان خود را به درستی معرفی کنید. شما در هنگام مصاحبه تلفنی یا حضوری با کاندیدا در حکم یک فروشنده عمل می‌کنید و باید به نمایندگی از طرف سازمان چیزی برای ارائه و فروش به طرف مقابل داشته باشید. (بیشتر ...)

قبل از تماس رزومه را با دقت مطالعه کنید. تماس تلفنی فرصتی برای راستی آزمایی اطلاعات مندرج در رزومه است. (بیشتر ...)

شرایط احراز کلیدی را چک کنید. اگر شرایط احراز کلیدی و مهمی برای انتخاب افراد دارید که از طریق پرسش قابل تشخیص است، لیستی از این پرسش‌ها را قبل از تماس مشخص کنید. (بیشتر ...)

اینجا جای صحبت درباره حقوق نیست. مصاحبه اولیه تلفنی جای مناسبی برای صحبت در مورد حقوق نیست. اطلاعات کامل از شرایط شما و فرد متقاضی بر این تصمیم تاثیر گذار است و شما و ایشان هنوز اطلاعات کافی از یکدیگر ندارد. (بیشتر ...)

پیشنهاد دیدار حضوری بدهید. در صورت اطمینان از تطبیق شرایط کلی و پس از تمایل به دیدار حضوری با فرد، با لحنی پیشنهادی به وی درخواست دیدار حضوری بدهید. (بیشتر ...)

جمع بندی مکالمه؛ از فرد طرف مقابل تشکر کرده و از او بخواهید خوش قول باشد و در صورت تغییر در برنامه زمانی شما را حتما مطلع کند. (بیشتر ...)

اقدامات پس از تماس؛ ضمن ارسال آدرس یا نقشه، چند ساعت قبل از انجام مصاحبه یادآوری کنید. (بیشتر ...)

مصاحبه تلفنی را جدی بگیرید

مصاحبه تلفنی (Phone Screen / Phone Interview) مجالی است برای آزمودن و غربال نمودن کاندیدای شغلی و بخشی ضروری از روند استخدام محسوب می‌شود. با انجام اینکار و سپس دعوت افراد واجد شرایط میتوانید زمان مدیران سازمان را در فرایند استخدام بهینه صرف کنید.

انجام مصاحبه تلفن می‌بایست طبق ساختاری مشخص و به‌گونه‌ای برابر نسبت به همه کاندیدا انجام شود. بنابراین با توجه به شرایط احراز شغل، سئوالات خود را از قبل آماده کنید.

چه کسی تماس می‌گیرد؟

مهم است که شخص تماس گیرنده تلفنی برای اینکار آموزش دیده باشد. تماس تلفنی شما با فرد جویای کار اولین نقطه برخورد سازمان شما با فرد است و مهم است که در اولین تماس همه چیز به گونه‌ای برازنده و حرفه‌ای معرفی شود. ارائه لیستی از شماره تماس‌ها به منشی شرکت و درخواست تنظیم مصاحبه‌ها معمولا یکی از اشتباهات رایجی است که در شرکت‌های کوچک (یا فاقد بخش منابع انسانی) انجام می‌گیرد که نهایتا منجر به نتیجه مورد نظر نمی‌شود.

در تماس تلفنی به سطح حرفه‌ای افراد توجه کنید. بهتر است کارشناس آموزش دیده منابع انسانی و یا افراد هم رتبه سازمان با کاندیدا تماس بگیرد.

ار بالا به پایین نگاه نکنید! شما صرفا قرار مصاحبه تنظیم نمی‌کنید بلکه پیشنهاد ارائه می‌کنید. شما با افرادی دارای حق انتخاب تماس گرفته‌اید که قرار است پس از آشنایی با شرکت شما اعلام کنند که آیا مایلند در خصوص اطلاعات بیشتر در مورد پیشنهاد شغلی شما با شما جلسه‌ای داشته باشند یا خیر.

شخص تماس گیرنده نماینده و معرف سازمان شماست. صحبت با کاندیدای شغلی باید به دور از مسائل شخصی، همراه با صبر و احترام و با همه متقاضیان به یک صورت انجام پذیرد.

درباره علت تماس بگویید

پس از تماس بلافاصله بطور شفاف اعلام کنید که از چه شرکتی و درباره چه مساله‌ای تماس گرفتید.

مثال: "روزبخیر، من x هستم و از شرکت y تماس میگیرم تا بابت درخواست همکاری که از طریق سایت کاربانک برای ما ارسال داشتید چند دقیقه گفتگویی داشته باشیم. آیا زمان مناسبی برای شما هست؟"

در زمان مناسب صحبت کنید

انجام مصاحبه تلفنی باید در شرایط راحت و به دور از شلوغی و استرس باشد. شما از شرایط شخص پاسخ دهنده اطلاع ندارید و لازم است قبل از شروع گفتگو از مناسب بودن شرایط ایشان اطمینان حاصل کنید. چنانچه زمان صحبت مهیا نبود، گفتگو را طبق توافق به زمان دیگری موکول کنید. دقت کنید که تماس تلفنی در روزها و ساعات کاری و حتما از تلفن ثابت انجام گیرد .

سازمان خود را به درستی معرفی کنید

در هنگام مصاحبه تلفنی یا حضوری با کاندیدا شما در حکم یک فروشنده عمل می‌کنید و باید به نمایندگی از سازمان چیزی برای ارائه و فروش به طرف مقابل داشته باشید. امروزه متقاضیان شغلی با لیستی از انتخاب‌ها مواجه هستند و باید شما و شرکت شما را برای کار "انتخاب کنند". از الفاظ مناسب، شیک و عرف استفاده نمائید. انتخاب کلمات و نوع لحن تماس گیرنده دارای تاثیر روانی مثبت یا منفی در ذهن مخاطب است.

قبل از تماس رزومه را با دقت مطالعه کنید

قبل از تماس با فرد رزومه او را با دقت مطالعه کنید و اگر در هر مورد سئوالی برایتان مطرح است در هنگام مکالمه بپرسید. مصاحبه تلفنی فرصتی برای راستی آزمایی اطلاعات و حتی پوشش دادن به ابهامات پیش آمده در خصوص رزومه است.

شرایط احراز کلیدی را چک کنید

تماس تلفنی زمان مناسبی برای غربال نمودن افراد واجد شرایط است. اگر شرایط احراز کلیدی و مهمی برای انتخاب افراد دارید که از طریق پرسش قابل تشخیص است، لیستی از این پرسش‌ها را قبل از تماس مشخص کنید. بطور مثال اگر دنبال کارشناس حسابداری هستید که باید سابقه عملیاتی در "برآورد قیمت تمام شده" داشته باشد و یا دنبال استخدام شخصی هستید که در حوال مرکز یا غرب تهران ساکن باشد، این موارد را سئوال کنید.

اینجا جای صحبت درباره حقوق نیست

گفتگوی تلفنی معمولا جای مناسبی برای طرح موضوع حقوق نیست. حقوق دریافتی فرد را در مصاحبه تلفنی نپرسید و چنانچه در این باره از شما سئوال شد، توضیح آن را به جلسه حضوری منوط کنید.

مثال: "این موضوعی هست که با توجه میزان تسلط و سوابق افراد سنجیده میشه و بر طبق اون بسته حقوق و مزایا اعلام میشه و بهتره که در جلسه حضوری راجع به این موضوع صحبت کنیم."

گاهی دانستن این موضوع برای کاندیدایی که قبلا مذاکرات حقوق بی‌نتیجه داشته اهمیت زیادی دارد. در این حالت میتوانید آخرین رقم دریافتی کار قبلی و یا توقعش را بپرسید و اگر این رقم نزدیک به بازه مورد نظر شما بود بگوئید "من قولی نمیدم ولی فکر هم نمیکنم اگر بقیه شرایط همکاری برای هر شما و شرکت مناسب باشه در این خصوص مشکلی وجود داشته باشه، اما به هر حال صحبت قطعی در این خصوص به شناخت بیشتر از شما نیاز داره"

پیشنهاد دیدار حضوری بدهید

در صورت اطمینان از تطبیق شرایط کلی و پس از تمایل به دیدار حضوری با فرد به وی پیشنهاد دیداری حضوری بدهید (جزئیات را در مصاحبه حضوری جویا باشید).

مثال: "با توجه به صحبت‌هایی که داشتیم پیشنهاد میکنم یک جلسه حضوری در محل دفتر شرکت در خدمت شما باشیم تا به جهت آشنایی بیشتر با سوابق و توانمندی‌های شما گفتگویی با مدیر ارشد واحد مربوطه داشته باشید. موافقید؟"

اگر مصاحبه حضوری مد نظر با مدیران یا افراد کلیدی سازمان انجام می‌شود، مخاطب را از این مساله مطلع کنید.

جمع بندی مکالمه

در پایان مکالمه از کاندیدا به خاطر گفتگویی که داشتید تشکر کنید.

افراد را به خوش قولی تشویق کنید؛ از افراد قول بگیرید و آنها را به انجامش ترغیب کنید. این مهم است که شخص بداند که شما برایش زمان مشخصی و ویژه‌ای اختصاص داده‌اید و لازم است به آن احترام گذاشته شود.

مثال: " برای وقتی که برای این گفتگو با من گذاشتید از شما سپاسگزارم. پس طبق قرار ساعت 15:30 روز دوشنبه 25 اردیبهشت منتظر دیدار با شما هستیم. با توجه به اینکه در آن روز زمان مشخصی برای گفتگو به هر نفر اختصاص دادیم و وقت دوستان متقاضی برای ما مهم تلقی میشه، خیلی ممنون خواهم شد چنانچه به هر دلیل تغییری یا کنسلی در برنامه شما پیش آمد از طریق این شماره به من طلاع بدید. روز خوبی داشته باشید. "

اقدامات پس از تماس

1. زمان و مکان مصاحبه را از طریق ایمیل یا ابزار پیام رسان اطلاع رسانی کنید.
2. چند ساعت قبل از مصاحبه زمان آن را از طریق پیامک یا تماس یادآوری کنید.